MANUAL DE PROCEDIMIENTOS J.C.I.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS J.C.I.

presente manual de procedimientos. En él se deberán incluir reglas claras para el funcionamiento de la junta y la relación entre sus integrantes y de éstos con sus trabajadores.
Además de lo señalado en el inciso final del artículo 54 del Decreto 2463 de 2001, o la norma que lo modifique, adicione o sustituya, el reglamento interno de las juntas de calificación de invalidez deberá incluir la metodología utilizada para realizar el reparto de los casos sometidos a calificación, la forma de distribución de consultorios, honorarios y equipos, horarios de funcionamiento y atención al público,
formas de citación a pacientes y de solicitud de documentos y exámenes complementarios, procedimiento que se debe seguir ante la falta temporal o absoluta de alguno de los miembros, mecanismos para recepción de solicitudes, metodología para manejo del archivo de la junta, así como previsiones en eventos tales como postergación o no pago de honorarios, Los miembros de las juntas de calificación de invalidez responderán solidariamente por el pago de los salarios y prestaciones sociales que se originen en dicha relación laboral.
La junta no podrá contratar personal para realizar las funciones asignadas por ley a sus miembros.
Importante saber que: Las juntas de calificación de invalidez deben elaborar y desarrollar un plan de capacitación semestral dirigido tanto a miembros principales como a suplentes, el cual será diseñado por ellos mismos, teniendo en cuenta los recursos económicos disponibles para el efecto, así como los horarios y jornadas, de tal manera que no se afecte el desarrollo de sus actividades ni la prestación del servicio.
Cuando surjan actividades o programas de capacitación que no hagan parte del plan diseñado por la junta, estos deben ser aprobados por la mayoría de sus integrantes, antes de su ejecución De todo documento que sea recibido por la junta de calificación de invalidez deberá llevarse un registro.
La junta de calificación de invalidez diseñará mecanismos para que el proceso de recepción de
documentos sea ágil y permita diferenciar:
a. Correspondencia general
b. Solicitudes de calificación
c. Casos calificados anteriormente por el mismo o por diferente objeto
d. Interposición de recursos
e. Solicitudes de revisión
Las solicitudes de determinación de origen o calificación de pérdida de capacidad laboral deben
radicarse al momento de su recepción, previa constatación que de manera inmediata realizará el
secretario de la junta, sobre el aporte completo de los documentos exigidos para cada caso en el artículo
25 del Decreto 2463 de 2001 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya.
La radicación, a partir de la cual empiezan a contar los términos, consiste en la asignación del correspondiente número e indicación de fecha, hora y número de folios recibidos.
El número de radicación que se asigna a cada solicitud, debe ser consecutivo y corresponderá únicamente al orden cronológico de recepción.
Radicada la solicitud el secretario procederá a formar un expediente, del que harán parte todos y cada uno de los documentos aportados, así como los que se originen en el trámite solicitado, incluida copia de la parte pertinente del acta y del dictamen, los cuales deben ir foliados, de tal manera que se garantice la conservación adecuada de los mismos.
La calificación de pérdida de capacidad laboral de los aviadores civiles afiliados a la Caja de Auxilios y Prestaciones Sociales de Aviadores Civiles, CAXDAC, no es competencia de las juntas de calificación de invalidez, sino de la Junta Especial de que trata el Decreto 1557 de 1995 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya, razón por la cual se procederá a su devolución. No obstante lo anterior, si el aviador se encuentra afiliado a alguno de los sistemas de seguridad social, corresponde a la junta de calificación de invalidez su calificación aplicando el procedimiento descrito en el Decreto 2463 de 2001, o la norma que la modifique, adicione o sustituya.


Cuando al momento de recibir la solicitud, el secretario de la junta evidencie que los documentos se encuentran incompletos, así lo hará saber al solicitante por escrito, indicando aquellos que faltan y
devolviendo la solicitud sin radicación, junto con los honorarios cuando éstos hayan sido cancelados.
Para tal efecto, la junta podrá utilizar mecanismos tales como formatos prediseñados, en los que se marquen los documentos faltantes.
En el evento de que el solicitante insista, se procederá a radicar la solicitud, dejando constancia de los documentos faltantes y se aceptará el pago de los honorarios.
Cuando se presenten solicitudes en la que se haya omitido las instancias de que tratan los artículos 12°
del Decreto Ley 1295 de 1994, 6° y 9° de la Ley 776 de 2002, el secretario de la junta de calificación de invalidez procederá a devolver la solicitud, La fecha y hora de valoración debe ser coordinada entre el secretario y cada uno de los médicos ponentes, de tal manera que no se afecten las demás actividades de la junta.
La junta de calificación de invalidez citará a la persona que va a ser valorada, dentro del término previsto
en el artículo 28 del Decreto 2463 de 2001. En el expediente deberá reposar información sobre lugar,
fecha, hora y nombre de la (s) persona (s) encargado (s) de la valoración. De no ser posible la localización directa del paciente, se procederá a citarlo por intermedio de la entidad solicitante. En todo caso, se deberá tener en cuenta el término de seis (6) días para que el médico presente su ponencia y decida el caso. Cuando para el estudio de un caso la junta de calificación de invalidez requiera de exámenes complementarios, así lo hará saber a la entidad administradora responsable, la cual procederá a practicarlos y a suministrar sus resultados dentro de los quince (15) días siguientes al requerimiento, En ningún caso, el término para allegar resultados de exámenes complementarios podrá ser superior a quince (15) días, contados a partir de la fecha de su solicitud. Si vencido éste término no han sido
allegados, la junta decidirá con los documentos aportados, dejando constancia de ello en la respectiva ponencia y en el acta de audiencia. La junta de calificación de invalidez inscribirá a sus interconsultores, velando porque haya profesionales de todas las áreas del conocimiento médico. Para tal efecto, si el interconsultor es una entidad, se deberá aportar la correspondiente hoja de vida del profesional o de los profesionales adscritos.
dictamen, y en ella, la junta deberá proceder a estudiar el caso presentado por el médico ponente, analizar las consideraciones de la ponencia y discutirlas, para proceder a emitir el respectivo dictamen.
En ningún caso podrán realizarse reuniones previas entre los miembros entre sí o con alguna de las partes interesadas para tales fines.
En el evento que exista discrepancia de criterio entre los miembros de la junta de calificación de invalidez, se procederá a realizar votación, luego de lo cual se elaborará el dictamen definitivo.
La audiencia privada podrá suspenderse cuando los miembros de la junta de calificación de invalidez o alguno de los participantes, manifiesten la necesidad de aportar pruebas que tengan incidencia en la decisión que se vaya a adoptar. En casos tales como solicitudes para pago de subsidio familiar o pago de beneficios por fondos de solidaridad, la valoración del paciente podrá realizarse el mismo día de la audiencia si así lo estima pertinente la junta, previo aviso a los interesados.
De toda audiencia debe elaborarse un acta, en la que conste la relación de los casos presentados a consideración de la junta, quórum, resumen de la ponencia y de las discusiones de cada uno de ellos,
las intervenciones de los asistentes o invitados, la existencia de discrepancias entre los miembros de la junta de calificación de invalidez, cuando las haya y el resultado de la votación, así como cualquier otro
hecho que suceda o que se de a conocer en desarrollo de la audiencia. El dictamen se notificará personalmente a los interesados en la respectiva audiencia, entregando copia del mismo; en el evento que el interesado no se haga presente, le será remitida copia por correo certificado dentro de los dos (2) días siguientes a la fecha de celebración de la audiencia y
simultáneamente se fijará en cartelera los resultados del dictamen, durante diez (10) días hábiles, indicando la fecha de fijación y retiro del aviso. De todo lo anterior, deberá reposar copia en el respectivo expediente.
El dictamen se entiende notificado cuando se entrega copia del mismo al interesado o cuando, ante su ausencia en la audiencia, se desfija el aviso que contiene los resultados del dictamen.
Se considera parte interesada, la correspondiente administradora de pensiones y/o de riesgos profesionales, la entidad promotora de salud, el empleador, el trabajador y cualquier otra persona o entidad que tenga interés en el resultado del dictamen. dictamen que profiera la junta de calificación de invalidez debe notificarse a los interesados, indicando
sobre la procedencia de los recursos, el término para interponerlos y la necesidad de manifestar las razones de inconformidad. Cuando la junta de calificación de invalidez lo considere procedente entregará copia de la parte pertinente del acta de audiencia.
Cuando la junta actúe como perito, por remisión del inspector de trabajo del Ministerio de la Protección Social o de las autoridades judiciales, la notificación se surte en sus respectivos despachos. Para tal
efecto, la junta remitirá el dictamen junto con el correspondiente expediente REGÍMENES EXCEPTUADOS DE LA LEY 100 DE 1993
Existen diferencias en cuanto al procedimiento general ya citado, cuando se trata de calificar la pérdida de capacidad laboral o determinar el origen de una contingencia ocurrida a una persona afiliada al Fondo
Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio, o vinculado con ECOPETROL o perteneciente a las Fuerzas Militares o de Policía Nacional, así:
a. La junta regional de calificación de invalidez actúa como última instancia, dentro del proceso de
calificación adelantado por ECOPETROL o por el Magisterio Nacional.
b. Cuando se trate del personal de las Fuerzas Militares o de la Policía Nacional, la junta de calificación de invalidez actúa como perito a solicitud de los jueces en lo contencioso administrativo.
c. La tabla de calificación que se deberá utilizar será la vigente para cada uno de los regímenes de excepción, al momento de la calificación. La integración parcial de las juntas de calificación de invalidez puede darse como consecuencia de la falta de posesión de alguno de los miembros principales, por renuncia de este o cambio del mismo o su retiro por la autoridad competente.
En estos casos, el secretario procederá a convocar una reunión a la que citará al miembro suplente, para que inicie la actuación en reemplazo del miembro principal faltante, dejando constancia en el acta de la reunión.
La actuación del suplente será permanente, esto es, hasta que termine el periodo de la junta o sea designado el miembro principal por parte del Ministerio de la Protección Social. En todos los casos en los que actúe el miembro suplente, éste tendrá derecho al pago de honorarios
correspondientes a lo actuado, según lo dispuesto en el Decreto 2463 de 2001 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya.
Cuando el suplente no responde al llamado de la junta en los casos citados anteriormente, se debe dar aviso inmediato al Ministerio de la Protección Social quien procederá integrar la junta según el caso de que se trate.

Las juntas de calificación de invalidez podrán realizar investigación en medicina laboral con los casos que reciban, así como realizar convenios con entidades académicas relacionadas con el área de la
medicina laboral o similares, conservando la confidencialidad de la información y la ética en la investigación, sin que tales actividades generen pagos adicionales. Las entidades académicas podrán
acudir a las juntas de calificación, no sólo para el desarrollo de investigación, sino para obtener conocimiento sobre los procedimientos que adelantan las juntas de calificación de invalidez.
Así mismo, entre las juntas regionales de calificación de invalidez podrán establecerse mecanismos para retroalimentarse, en coordinación con la Junta Nacional de Calificación de Invalidez, con el objeto de
lograr la unificación de criterios. Las juntas de calificación de invalidez deberán realizar anualmente inventarios de sus bienes y
adquisiciones, dejando constancia en la respectiva acta.
Cuando los bienes, elementos y asuntos deban ser entregados a nuevos miembros de la junta de calificación de invalidez, a otra junta o al Ministerio de la Protección Social, se deberá levantar la
correspondiente acta en la que se hará constar además, cualquier irregularidad en el proceso de entrega. Dicha acta deberá ser suscrita por quienes participen en la diligencia; sendas copias serán
remitidas a la Unidad Especial de Inspección, Vigilancia y Control del Ministerio de la Protección Social y a la Procuraduría General de la Nación.
El informe trimestral que deben presentar las juntas de calificación de invalidez a la Unidad Especial de Inspección Vigilancia y Control del Trabajo del Ministerio de la Protección Social, además de contener la
información a que se refiere el artículo 53 del Decreto 2463 de 2001 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya, deberá incluir una relación de las solicitudes de valoración hechas a la junta
durante el respectivo trimestre, indicando las fechas de solicitud y de valoración, el estado en que encuentran, el tiempo transcurrido entre las fechas de solicitud, de calificación, de emisión del dictamen
y de su notificación. Igualmente, en cada caso se indicará el porcentaje de pérdida de capacidad laboral, la fecha de estructuración de la invalidez y el origen de la misma.
El informe también deberá contener datos relativos a casos en los cuales sólo se determina origen o se revisa el estado de invalidez.
La inspección, vigilancia y control de las juntas de calificación de invalidez la realizan los inspectores de trabajo de las diferentes direcciones territoriales de trabajo del Ministerio de la Protección Social, aplicando las instrucciones impartidas por la Unidad Especial de Inspección,
Vigilancia y Control del Trabajo del mismo organismo, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 44 del Decreto 2463 de 2001, el artículo 29 del Decreto 205 de 2003 y el numeral 6 del artículo 3 de la Resolución 0951 de 2003 o las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan.
En desarrollo de tales competencias, el inspector de trabajo realizará visitas de inspección de carácter preventivo, en las que supervisará el cumplimiento de funciones y términos de las juntas de
calificación de invalidez, su organización, procedimientos internos aplicables en el proceso de calificación, trámite de recursos de reposición y apelación, manejo de recursos económicos,
desarrollo del debido proceso y derecho a la defensa. Igualmente, podrá impartir recomendaciones
para modificar conductas que resulten improcedentes y de ser necesario, realizará requerimientos específicos en casos particulares señalando términos para su cumplimiento. El inspector de trabajo deberá mantener informada a la Unidad Especial de Inspección, Vigilancia y
Control del Trabajo del Ministerio de la Protección Social sobre todas las actuaciones que se adelanten en las juntas de calificación de invalidez.
En el proceso de inspección, vigilancia y control, las juntas de calificación de invalidez deberán atender los requerimientos que sean presentados como resultado del mismo, en el término establecido por el inspector de trabajo. Vencido el término señalado por el inspector de trabajo, sin que se haya dado respuesta al requerimiento o si éste no se ajusta a lo solicitado o si se considera que ha ocurrido una actuación
irregular, la Unidad Especial de Inspección, Vigilancia y Control del Trabajo remitirá el caso a la Procuraduría General de la Nación, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 734 de 2002 y de
conformidad con lo dispuesto en el artículo 44 del Decreto 2463 de 2001 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya Las certificaciones de no vinculación a entidades administradoras del Sistema de Seguridad Social,
de no estar realizando labores administrativas ni actividades relacionadas con la calificación de origen y grado de pérdida de capacidad laboral en ellas y de no estar vinculada a sus entidades de
vigilancia y control, deberán ser remitidas a la Dirección General de Riesgos Profesionales del Ministerio de la Protección Social, dentro del mes siguiente a la comunicación de su designación.